Cuando una empresa empieza a recibir más pedidos o quiere dedicar sus recursos a otras áreas del negocio, organizar internamente el almacenamiento, la preparación y los envíos puede convertirse en un reto.

Contar con una solución logística adaptada a la operativa de la empresa permite estructurar estas tareas y gestionar los pedidos con un proceso definido.

1. Organiza el almacenamiento de tu mercancía

El almacenamiento es el punto de partida de una operativa logística ordenada.

Para preparar los pedidos con agilidad, es importante saber qué productos hay disponibles, dónde se encuentran y cómo deben organizarse para facilitar su localización.

Una gestión adecuada del espacio y de las referencias de producto ayuda a evitar búsquedas innecesarias y facilita el trabajo de preparación cuando entran nuevos pedidos.

También conviene revisar las existencias y mantener actualizada la información sobre el stock para coordinar las ventas con la mercancía disponible.

Las necesidades concretas dependerán del tipo de producto, del volumen almacenado y de la frecuencia con la que se preparen los pedidos.

2. Prepara cada pedido con un procedimiento definido

El picking, o preparación de pedidos, consiste en localizar los productos solicitados, recoger las unidades correspondientes y agruparlas para su posterior preparación y envío.

Aunque pueda parecer una tarea sencilla, requiere organización cuando se gestionan distintas referencias o numerosos pedidos.

Un procedimiento de trabajo debe contemplar:

• La identificación correcta del pedido.
• La localización de los productos correspondientes.
• La comprobación de las unidades solicitadas.
• La agrupación de los artículos.
• La preparación según las instrucciones de envío.

Establecer estos pasos facilita la organización del trabajo y permite detectar incidencias antes de que el pedido salga de las instalaciones.

3. Prepara los paquetes antes de su expedición

Una vez reunidos los productos, hay que prepararlos para el envío.

El embalaje debe ser adecuado a las características de los artículos y a las condiciones previstas para su transporte. Además, es necesario comprobar que cada paquete corresponde al pedido que se va a expedir y que dispone de la información de destino necesaria.

La coordinación entre preparación y expedición es especialmente importante cuando se trabaja con pedidos diferentes o se realizan salidas de mercancía con frecuencia.

Un proceso claramente definido ayuda a ordenar las tareas y a reducir errores evitables durante la preparación.

4. Coordina la distribución de los pedidos

La preparación del paquete es solo una parte del proceso. Después, el pedido debe incorporarse al circuito de distribución para llegar al destinatario.

La planificación del reparto depende del volumen de envíos, de los destinos y de las necesidades de cada operación.

Para organizarlo correctamente, conviene establecer cómo se preparan las expediciones, qué información se necesita para gestionarlas y qué seguimiento tendrá cada envío.

Cuando se realizan entregas de forma recurrente, disponer de una operativa estable facilita la coordinación entre el almacenamiento, la preparación y el transporte.

5. Mantén la visibilidad del proceso logístico

Conocer el estado de los pedidos ayuda a gestionar mejor la actividad diaria.

La información sobre el stock, la preparación y la expedición permite identificar en qué fase se encuentra cada operación y detectar posibles incidencias.

También resulta útil revisar periódicamente el funcionamiento del proceso: qué tareas requieren más tiempo, dónde se producen errores y qué aspectos podrían organizarse de otra forma.

Estas comprobaciones proporcionan una base para mejorar la operativa a medida que cambian las necesidades del negocio.

6. Valora cuándo externalizar parte de tu logística

No todas las empresas necesitan gestionar internamente cada fase de sus pedidos.

Cuando el almacenamiento, el picking y el reparto empiezan a consumir demasiados recursos propios, puede ser conveniente valorar la colaboración con un proveedor logístico.

Antes de tomar una decisión, es recomendable concretar el volumen aproximado de pedidos, las características de los productos, el espacio de almacenamiento necesario, los destinos y las necesidades de seguimiento.

Con esta información, será más sencillo determinar qué tareas conviene externalizar y qué operativa encaja con la actividad de la empresa.

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La operativa adecuada depende de las características de cada negocio y de sus necesidades de almacenamiento y reparto.

Si tu empresa está en Álava, en el País Vasco o necesita organizar envíos a otros destinos, puedes consultarnos tu caso para valorar las necesidades del servicio.

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